come scrivere email

Le 10 frasi killer quando scrivi una e-mail

Credi che scrivere una e-mail sia semplicissimo?
Allora ti sbagli di grosso.

Secondo il Journal of Personality and Social Psychology, infatti, impieghiamo ogni volta il 78% del nostro tempo per verificare la qualità della nostra scrittura, ma poi solo il 56% delle mail vengono interpretate secondo l’intenzione di chi l’ha scritta.

Incredibile vero?

Vediamo allora qualche trucco per evitare equivoci con i nostri clienti quando gli scriviamo una e-mail.

Ecco le 10 frasi che devi smettere di usare.

1) “Scusa se ti disturbo…”
Una frase che vuole suonare gentile e premurosa, ma che mina irreparabilmente la tua credibilità. È nell’interesse di chi legge essere collaborativo. Invece di scusarti, arriva dritto al punto: la tua schiettezza sarà apprezzata!

2) “Contattami/Contattaci”
Una delle frasi aziendali più abusate e allo stesso tempo una delle più inutili.
È una frase troppo vaga, di riempimento. Prova invece a scrivere: “Incontriamoci Venerdì per discutere le ultime modifiche del sito.”

3) “Ad essere onesti…”
È una frase usata di solito per aggiungere enfasi o per ammorbidire un commento. Il problema è che rischia di avere l’effetto diametralmente opposto e il cliente potrebbe iniziare a chiedersi: “Aspetta… questo significa che prima non era onesto con me?”. Racconta le cose come stanno, senza giri di parole.

 

 

4) “Si dovrebbe…”
Il tuo cliente vuole i tuoi consigli, ma non che tu prenda decisioni al posto suo.
Scrivi invece “Mi raccomando… / Ti consiglio…” e le tue osservazioni saranno lette come un’alternativa invece che come un ultimatum.

5) “Nessun problema”
Questa frase apparentemente gentile può comunicare al tuo cliente tra le righe che in realtà ogni volta che ti chiede qualcosa per te è un problema. Sostituiscila con espressioni come “Non c’è di che” o “Certo”.

6) “Ci proverò…”
Questa espressione mina la fiducia nella tua capacità di svolgere un lavoro.
Anche se sei effettivamente incerto, cerca di essere chiaro sulla timeline e sulle tue priorità.

 

 

7) “Il problema è…”
I problemi sono inevitabili. Invece di sottolinearli, racconta come pensi di risolverli. Anche in maniera vaga. Suonerà tutto meno minaccioso.

8) “Capisco perfettamente come ti senti…”
Evita di scrivere questa frase. Servirà solo ad aumentare la frustrazione di una persona già frustrata. Prova invece a proporre un’azione riparatoria se proprio vuoi consolarla.

 

 

9) «Come ho detto prima …”
Questa è la regina delle frasi killer e può indisporre una persona come nessun’altra. Una persona riceve mediamente 122 email al giorno, quindi capita di perdersi qualcosa. Certo, se diventa un’abitudine forse è il momento di chiedere un incontro faccia a faccia. Non tutto può essere risolto tramite e-mail.

10) «Fammi sapere se c’è qualcosa che posso fare per te”
Questa frase dà puntualmente il colpo di grazia alla vostra casella di posta, iniziando un bombardamento di richieste e modifiche. Quello che sembra un modo innocuo per chiudere una e-mail, in realtà può comunicare che si è disposti ad accogliere ogni richiesta.

 

 

Quando si comunica tramite e-mail, senza l’ausilio del linguaggio del corpo e del tono della voce, è importante essere dettagliati e precisi.

Anche a te capita di leggere o scrivere frasi killer nelle tue e-mail?
Facci sapere nei commenti.

×

Comments are closed.